在設置電腦化系統前即對公司對系統之需求作適當之界定，是非常重要的動作，可以由此確保系統能符合使用之目的。初步之界定以及由此衍生的後續設計，對於系統的操作、擴充及改進等至關係密切。對於電腦化系統須執行之工作內容或功能，應以文件充分表現。系統的界定應求正確、清晰和完整。除了對於系統整體及各模組的工作目標作界定外，還應該將各模組的連結事宜如各模組間之界面及人機界面之保全性等列入文件中，據此決定系統的硬體和軟體需求。

 　　電腦化系統的供應者可為公司內部的開發單位，也可為外來供應者，而以後者為多。無論系統之全部或部分為自行開發或由外來供戶提供，宜參酌各項實施評估，俾便日後獲得的系統切合各項作業之需求，並兼具可能的擴充更新能力。 

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